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9 dicas para organizar suas reuniões

9 dicas para você organizar suas reuniões de forma pratica e ágil

Entenda como organizar suas reuniões de forma prática e agil

Como fazer reuniões produtivas cotidianamente de forma prática e descomplicada? As reuniões são constantes, um fator de importância para organizar e alinhar as ideias. Mas como organizar tantas reuniões com seu time e os outros setores e pessoas da empresa sem ficar perdido e perder muito tempo para organizar tudo?

Não é difícil de entender por que esse fenômeno é tão comum, pelo fato de que os problemas mais graves são complexos e difíceis de serem colocados para conversa. Precisamos organizar atas, convidar pessoas, definir ações e designar elas.

Diversas vezes nos perdemos nos assuntos discutidos em meio a tantas tarefas e precisamos revisitá-los na memória.

Nesse artigo comentaremos 09 dicas para organizar suas reuniões de forma prática e ágil.

  1. Planejamento
    É importante planejar com certa antecedência. Defina os assuntos, objetivo, quais mudanças, novas abordagens e tenha em mãos a finalidade da sua reunião.
  2. Organização e Preparo
    Conheça o assunto, estude as aplicações e práticas, estabeleça um roteiro e entenda o tempo que possui disponível. Qual ferramenta irão utilizar? Vai precisar de uma apresentação visual? Quais os dados devem ser apresentados?
  3. Selecione quem participará da reunião
    Após definir o tema e organizar sua reunião, convoque os participantes selecionados para a reunião com antecedência para que eles se organizem com as suas próprias agendas. Verifique a importância desta pessoa para a reunião, o quanto ela está envolvida e interessada com o assunto.
  4. Seja pontual
    Comece sua reunião no horário previamente selecionado e utilize o seu tempo com cautela, respeite o horário dos demais envolvidos.
  5. Tenha foco e seja objetivo
    Mantenha o foco com perguntas direcionadas e previamente pensadas para as pessoas certas, quais contribuições esta pessoa pode ajudar e como pode alavancar com o objetivo. Abra espaço para as contribuições mas mantenha o foco no assunto principal. As pessoas se sentem mais motivadas quando percebem que a sua opinião é valorizada.
  6. Estimule contribuições
    É importante que todos se sintam a vontade para contribuir, estimule essas contribuições e valorize as diversas opiniões. O ambiente precisa ser justo e confortável.
  7. Faça reuniões curtas
    Cuidado tornar o assunto muito cansativo, faça reuniões curtas para que não aconteça grandes distrações.
  8. Organize atas
    Tenha um documento programado para anotar as decisões, ideias e contribuições. Este documento também servirá para designar ações para os participantes após a reunião.
  9. Finalização
    Separe um tempo para finalizar, reforçar o objetivo e as definições e ideias contribuídas na reunião. Também esclareça as expectativas com os assuntos abordados, as respectivas responsabilidades de cada um e se possível marque a data da próxima reunião.

 

Viu como é fácil organizar suas reuniões?

Se você quiser ainda mais facilidade na hora de organizar suas próprias reuniões recomendo para você um software que faz todos os itens mencionados a cima e você só precisa preencher.

O iMeets é um software da plataforma iPRIMUM da empresa IndustriALL que tem como objetivo facilitar a organização das reuniões cotidianas empresarial. O software busca entender suas maiores demandas e transforma elas em ações fáceis e intuitivas, desde a organização até a finalização designando ações para os respectivos responsáveis, criando atas bem detalhadas e deixando tudo mais fácil e intuitivo.

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